Zarządzenie Nr 12/2014
Wójta Gminy Ostróda
z dnia 20 stycznia 2014r.
zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie.
Na podstawie art. 10 ust. 2 Ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.) zarządzam co następuje:
§ 1. W załączniku do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy z dnia 26 października 2010r., w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie, w części VII – zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów dofinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, po załączniku nr 11 dodaje się załączniki Nr 12 i 13 w brzmieniu:
„Załącznik Nr 12 do części VII - Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych do załącznika do zarządzenia Wójta Gminy Ostróda nr 125/10 z dnia 26 października 2010r. w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie”.
Szczegółowe zasady ewidencji środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013,programu PROW na lata 2007-2013, na realizację projektu pn.:
„Wzrost zabezpieczenia Gminy Ostróda przez zakup średniego samochodu ratowniczo - gaśniczego wraz ze specjalnym wyposażeniem”
-
Do realizacji tego projektu przyjmuje się ogólne zasady gospodarki finansowanej określonej zarządzeniem nr 125/10 Wójta gminy Ostróda z dnia 26 października 2010r., oraz szczegółowo określone w niniejszym załączniku.
-
Okres realizacji projektu zawarty jest w umowie o dofinansowanie projektu w formie dotacji.
-
Projekt zakwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:
- działu 754 – Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa;
- rozdziału 75412 – Ochotnicze straże pożarne.
-
Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektu jest Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej.
-
Podstawą dokonywania wydatków na realizację projektu jest przyjęcie zadania w budżecie gminy na rok 2014.
-
Płatności winny być dokonywane w formie bezgotówkowej za pomocą systemu elektronicznego. Potwierdzeniem dokonania przelewu (zapłaty) jest wtórnik zlecenia i wyciąg bankowy.
-
Do realizacji projektu wyodrębnia się oddzielne stanowisko rachunkowe oraz wydziela się odrębny zbiór dowodów księgowych, które są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy Ostróda.
-
Dowody księgowe dotyczące realizacji projektu winny być prawidłowo opisane tak, aby był uwidoczniony związek z projektem. Opis dokumentu księgowego winien zawierać co najmniej:
a) nazwę projektu;
b) adnotację, że projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
c) informację o poprawności merytorycznej;
d) informację o poprawności formalno-rachunkowej;
e) informację o zgodności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych;
f) wysokość wydatku kwalifikowalnego.
-
Ewidencja księgowa projektu winna być prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej do projektu stosuje się czwartą cyfrę „7” i „9.”
-
Osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną jest Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej
-
Pracownik Referatu Finansowego Urzędu Gminy potwierdza zgodność formalno-rachunkową dokumentu księgowego.
-
Każdy dokument finansowy winien być zadekretowany i podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy.
-
Pracownicy Referatu Gospodarki Komunalnej potwierdzają poniesiony wydatek, zestawiają dokumenty w oparciu o dowody księgowe i w ścisłym uzgodnieniu z pracownikiem Referatu Finansowego odpowiedzialnego za prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i składają wniosek o płatność.
-
Dowody księgowe winne być przechowywane w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy do dnia 31 grudnia 2020r. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Finansowego.
-
Pozostała dokumentacja związana z realizacją projektu winna być przechowywana w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy do dnia 31 grudnia 2020r. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Gospodarki Komunalnej
-
Zakupione dobra ze środków finansowych projektów podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz podlegają okresowej inwentaryzacji według zasad określonych zarządzeniem Wójta Gminy.
-
Do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu stosuje się zasady określone w dziale VII załącznika do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia 26 października 2010r.
Załącznik Nr 13 do części VII- Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów dofinansowanych ze środków funduszy strukturalnych do załącznika do zarządzenia Wójta Gminy Ostróda nr 125/10 z dnia 26.10.2010r.
Szczegółowe zasady ewidencji środków z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, w ramach działania „ Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju ” w zakresie operacji odpowiadających warunkom przyznawania pomocy na realizację operacji pn.
- Projekt Nr 1 „Urządzenie placu zabaw w miejscowości Zwierzewo gm. Ostróda”;
- Projekt Nr 2. „Remont Świetlicy wiejskiej w miejscowości Naprom”.
-
Do realizacji projektu przyjmuje się ogólne zasady gospodarki finansowanej określonej zarządzeniem nr 125/10 Wójta gminy Ostróda z dnia 26.10.2010r wraz ze zmianami oraz szczegółowo określone w niniejszym załączniku.
-
Projekty Nr 1 kwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:
- działu 900 – Gospodarka komunalna i ochrona środowiska;
- rozdziału 90095 – Pozostała działalność;
- Projekt Nr 2 kwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:
- działu 921 – Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego;
- rozdziału 92109 – Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby.
Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektów jest Kierownik Referatu IRL.
-
Podstawą dokonywania wydatków na realizację projektów jest przyjęcie zadań w budżecie gminy na rok 2014.
-
Do realizacji projektów nie wyodrębnia się:
- oddzielnego konta bankowego;
- oddzielnego stanowiska rachunkowego i oddzielnej księgi głównej.
-
Do realizacji projektów wyodrębnia się:
- odrębny zbiór dowodów księgowych.
- oddzielną księgę rachunkową pomocniczą (analitykę), prowadzoną ręcznie na karcie wydatków, na
której podlegają wtórnej ewidencji wszystkie operacje dotyczące realizacji tego projektu w powiązaniu
z ujęciem syntetycznym w księdze głównej prowadzonej dla jednostki.
-
Dowody księgowe dotyczące realizacji projektów winny być prawidłowo opisane, tak aby był uwidoczniony związek z projektem określony umową o przyznanej pomocy.
-
Dokumenty księgowe winny zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej i być w zgodzie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
-
Osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną jest Kierownik Referatu IRL.
-
Pracownik referatu finansowego Urzędu Gminy potwierdza zgodność formalno-rachunkową dokumentu księgowego.
-
Każdy dokument finansowy winien być zadekretowany, podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy.
-
Kierownik referatu IRL potwierdza kwalifikowanie poniesionych wydatków, zestawia dokumenty w oparciu o dowody księgowe ujęte w księgach rachunkowych i w ścisłym uzgodnieniu z pracownikiem referatu finansowego odpowiedzialnego za prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i składają wniosek o płatność.
-
Dowody księgowe winne być przechowywane w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 7 lat od dnia przekazania płatności ostatecznej. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik referatu finansowego.
-
Pozostała dokumentacja związana z realizacją projektu winna być przechowywana w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 7 lat od dnia przekazania płatności ostatecznej . Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest Kierownik IRL.
-
Zakupione dobra ze środków finansowych projektów podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz podlegają okresowej inwentaryzacji wg zasad określonych zarządzeniem Wójta Gminy.
-
Do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu stosuje się zasady określone w dziale VII załącznika do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia 26.10.2010r.
§ 2. W załączniku do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy z dnia 26 października 2010 r. w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie, po części VII – zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów dofinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, dodaje się część VII a w brzmieniu :
„VIIa. Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów dofinansowanych pozostałymi środkami ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.
-
Do realizacji projektów, programów z udziałem pozostałych środków zagranicznych przyjmuje się ogólne zasady rachunkowości określone w niniejszym zarządzeniu oraz szczegółowo określone w poszczególnych załącznikach tworzonych oddzielnie dla każdego projektu, programu, zatwierdzanych przez Wójta Gminy.
-
Okres realizacji projektu, programu ustala się na podstawie zawartych umów na dofinansowanie projektów, programów.
-
Projekt, program kwalifikuje się do działów i rozdziałów zgodnie z klasyfikacją budżetową.
-
Określa się osoby merytorycznie odpowiedzialne za wdrożenie i realizację projektu, programu.
-
Podstawą dokonywania wydatków jest przyjęcie zadania w budżecie, określenie jego wielkości oraz źródeł finansowania.
-
Wydatki dotyczące projektu, programu - koszty kwalifikowane i niekwalifikowane, winny być księgowane w systemie komputerowym przy zastosowaniu programu „FK” firmy ROMAD autorstwa Adama Bryka:
- na wyodrębnionych kontach bilansowych, pozabilansowych - zgodnie z przyjętym w niniejszym zarządzeniu Zakładowym Planie Kont,
- na wyodrębnionych kontach analitycznych w zgodzie z przyjętą klasyfikacją budżetową poprzez dodanie odpowiedniej cyfry w zależności od źródeł finansowania.
-
Wydziela się oddzielny zbiór dowodów księgowych dotyczących programu, projektu.
-
Na dowodach księgowych winny się znaleźć m.in. następujące elementy opisu:
- numer i nazwa projektu, programu,
- numer umowy na dofinansowanie,
- inne określone w umowie.
-
Pracownik merytoryczny poświadcza faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, zestawia dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i składa wniosek o płatność, w ścisłej współpracy z pracownikami referatu finansowego.
-
Pozyskane dobro (majątek) przy współfinansowaniu projektu podlega inwentaryzacji według zasad ogólnych przyjętych Zarządzeniem Wójta.
-
Archiwizowanie dokumentacji merytorycznej i dowodów księgowych związanych z realizacją projektu, programu winno odbywać się na zasadach określonych w przepisach i instrukcjach dotyczących Urzędu Gminy oraz wynikających z zawartych umów na realizację dofinansowania.
-
Przy wydatkowaniu środków na projekty, programy mają zastosowanie procedury wykonania kontroli zarządczej jako elementu kontroli finansowej, określone Zarządzeniem Wójta Gminy Ostróda.
Załącznik nr 1
do części VIIa - Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów dofinansowanych pozostałymi środkami ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, do załącznika do zarządzenia Wójta Gminy Ostróda Nr 125/10 z dnia 26 października 2010 r.
Szczegółowe zasady ewidencji środków z Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 w ramach Programu "Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego" na realizację projektu pn.:
"Ostródzko-Iławski Obszar Funkcjonalny".
-
Projekt realizuje Gmina Miejska Ostróda, która jest Liderem przy współudziale innych samorządów. Gmina Wiejska Ostróda jest Partnerem w proporcjach odpowiadającym realizowanemu zadaniowi, zgodnie z podpisaną Umową Partnerstwa.
-
Do realizacji tego projektu mają zastosowanie ogólne zasady gospodarki finansowanej określonej zarządzeniem nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia 26 października 2010 r. oraz szczegółowo określone w niniejszym załączniku.
-
Projekt realizowany będzie w latach 2014-2016.
-
Projekt zakwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:
- działu 710 – Działalność usługowa
- rozdziału 71095- Pozostała działalność.
- odpowiednich paragrafów dodając czwartą cyfrę "5" i "6".
-
Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektu w zakresie powierzonym Partnerowi jest Kierownik Referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego.
-
Podstawą dokonywania wydatków na realizację projektu jest przyjęcie w budżecie gminy zadania i odpowiedniego udziału - wkładu Partnera w realizację Projektu.
-
Płatności winny być dokonywane w formie bezgotówkowej za pomocą systemu elektronicznego. Potwierdzeniem dokonania przelewu (zapłaty) jest wtórnik zlecenia i wyciąg bankowy.
-
Do realizacji projektu nie wyodrębnia się oddzielnego konta bankowego, oddzielnego stanowiska rachunkowego i oddzielnej księgi głównej.
-
Do realizacji projektu wyodrębnia się odrębny zbiór dowodów księgowych.
-
Do realizacji projektu tworzy się oddzielną księgę rachunkową pomocniczą, prowadzoną ręcznie na karcie wydatków, na której podlegają wtórnej ewidencji wszystkie operacje dotyczące realizacji tego projektu w powiązaniu z ujęciem syntetycznym w księdze głównej prowadzonej dla jednostki.
-
Dowody księgowe dotyczące realizacji projektu winny być prawidłowo opisane tak, aby był uwidoczniony związek z projektem.
-
Osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną jest Kierownik Referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego.
-
Pracownik Referatu Finansowego Urzędu Gminy potwierdzał zgodność formalno-rachunkową dokumentu księgowego.
-
Każdy dokument finansowy winien być zadekretowany i podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy.
-
Pracownik referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego jest odpowiedzialny za współpracę z Liderem w przygotowaniu raportów z realizacji projektu oraz wniosków o płatność, dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizowanych działań w terminach i formie umożliwiającej przygotowanie i terminowe złożenie wniosku o płatność przez Lidera.
-
Dowody księgowe dotyczące realizacji projektu przez Partnera winne być przechowywane w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 5lat od daty przyjęcia Raportu końcowego dla Projektu. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik referatu finansowego.
-
Pozostała dokumentacja związana z realizacją projektu przez Partnera winna być przechowywana w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 5 od daty przyjęcia Raportu końcowego dla Projektu. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego.
-
Zakupione dobra ze środków finansowych projektów podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz podlegają okresowej inwentaryzacji według zasad określonych zarządzeniem Wójta Gminy.
-
Do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu stosuje się zasady określone w dziale VII załącznika do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia 26 października 2010 r.”
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy Ostróda
Bogusław Fijas
data publikacji: 24.01.2014, ostatnia aktualizacja: 24.01.2014, odsłon: 928 
