Zarządzenie Nr 53/2016

Wójta Gminy Ostróda

z dnia 6 kwietnia 2016 r.

 

w sprawie zasad centralizacji rozliczeń podatku VAT przez Gminę Ostróda

 

   Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016r. poz. 446) w związku wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 29 września 2015r. (C-276/14), Wójt Gminy Ostróda zarządza, co następuje:

 

   § 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Ostróda, jej jednostkach organizacyjnych i zakładzie budżetowym zwanych dalej „jednostkami’’ ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.

 

   § 2. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują wszystkie gminne jednostki i zakład budżetowy wg wykazu stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia, sporządzonego z podaniem pełnej oraz skróconej nazwy jednostki.

 

 § 3. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wystawionych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dowodów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona np. na podstawie zestawień kwitariuszy wydanych obiadów na stołówce szkolnej lub zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu.

 

  § 4. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego zgodnie z przypisami ustawy o podatku od towarów i usług.

 

  § 5. Jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to zobowiązuje się dyrektorów jednostek do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymywanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka posiada – wynikające z ustawy o VAT – prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. Prawo takie jednostce przysługuje wyłącznie wówczas gdy dokonany zakup związany był z czynnościami jednostki, które zostały opodatkowane stawkami podatku VAT w wysokości 23%, 8% lub 5%.

 

  § 6. 1. W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu ustala się w jednostkach następujący sposób ich oznaczenia:

 

1) nazwa rejestru: rejestr zakupu / rejestr sprzedaży,

 

2) numer rejestru: „kolejny numer (…) / GO / skrócona nazwa jednostki (…),

 

3) okres którego dotyczy: miesiąc / rok,

 

4) nazwa podmiotu: Gmina Ostróda / pełna nazwa jednostki,

 

5) adres jednostki,

 

6) NIP gminy 741 209 01 57.

 

2. Ustala się że skrót "GO" oznacza Gminę Ostróda.

 

  § 7. 1. Umowy cywilnoprawne (np. najmu) zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz gminy muszą zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełną nazwę gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki jako podmiotu reprezentującego gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora jednostki z upoważnienia wójta gminy.

 

  2. Jeśli jednostki we wcześniej zawartych umowach nie wyszczególniły  cen brutto ani klauzuli o doliczeniu właściwej stawki podatku VAT do ceny netto, to w aneksach do umów takie klauzule powinny się pojawić. Jeśli nie będzie to możliwe należy pozostawić cenę dotychczasową, a należny podatek VAT obliczać metodą „w stu”.

 

  § 8. Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująco:

 

 

 

  § 9. 1. Wszelkie odpłatne czynności jednostek na rzecz własnej gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów) dokumentowane powinny być notą księgową i nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki gminie. Nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo samorządowe). Wówczas taką transakcję dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej  kwoty ujmowane są w ewidencjach sprzedaży oraz cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez jednostki gminie. Kwoty ujmowane w deklaracjach powinny obejmować wartości w groszach, tj. nie należy stosować zaokrągleń do pełnych złotych.

 

  § 10. W przypadku posiadania kas rejestrujących należy doprowadzić do poprawności drukowanych danych identyfikacyjnych na dokumentach generowanych przez te kasy , tj. paragonach fiskalnych. W jednostkach nie posiadających kas zobowiązuje się dyrektorów do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać do Urzędu Gminy.

 

  § 11. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektorów jednostek do:

 

  1) wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowe rozliczanie  podatku od towarów i usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do referatu finansowego Urzędu Gminy,

 

  2) przekazanie do referatu finansowego Urzędu Gminy w terminie do 15-tego dnia następnego miesiąca comiesięcznej cząstkowej deklaracji VAT-7 (również deklaracji zerowych), wraz z ewidencją sprzedaży oraz jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT ewidencji zakupu - ewidencje powinny być podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki,

 

  3) dokonanie stosowanych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce,  a w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT.

 

  § 12. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu oraz cząstkowych deklaracjach VAT-7 dostarczonych przez jednostki, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w referacie finansowym urzędu  gminy celem sporządzenia zbiorczej deklaracji VAT-7 dla Gminy.

 

  § 13. W przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub postępowania kontrolnego, jednostki zobowiązane są do przekazania do urzędu wszelkich informacji oraz dokumentów w terminie wskazanym przez pracownika urzędu zajmującego się rozliczeniem podatku VAT.

 

  § 14. Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Gminy.

 

 § 15. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

 

 § 16. Zasady określone niniejszym zarządzeniem stosuje się do rozliczeń podatku VAT  począwszy od 01.01.2016r.

 

 § 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 53/2016

Wójta Gminy Ostróda

z dnia 6 kwietnia 2016 r.

 

Wykaz jednostek budżetowych gminy Ostróda