do realizacji projektu należy przyjąć ogólne zasady (politykę) rachunkowości w Urzędzie Gminy Ostróda, określone zarządzeniem Nr 199/2015 Wójta Gminy Ostróda z dnia 30 grudnia 2015r.;

okres realizacji projektu:

projekt należy zakwalifikować zgodnie z klasyfikacją budżetową do:

osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektu będzie Kierownik Referatu Inwestycji i Rozwoju Lokalnego;

do realizacji projektu należy wyodrębnić oddzielne konto bankowe, oddzielne stanowisko rachunkowe i odrębny zbiór dowodów księgowych;

podstawą dokonywania wydatków na realizację projektu będzie przyjęcie zadania w budżecie gminy na 2017r., płatności należy dokonywać w formie bezgotówkowej za pomocą systemu elektronicznego, potwierdzeniem dokonania przelewu (zapłaty) będzie wyciąg bankowy;

dowody księgowe dotyczące realizacji projektu należy opisać tak, aby był uwidoczniony związek z projektem;

osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną będzie Kierownik Referatu Inwestycji i Rozwoju Lokalnego;

osobą odpowiedzialną za sprawdzenie dowodu księgowego pod względem formalno-rachunkowym będzie pracownik Referatu Finansowego;

 każdy dokument finansowy winien być zadekretowany i podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy, według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy;

osobą odpowiedzialną za prawidłowe ujęcie dowodów księgowych w księgach rachunkowych będzie pracownik Referatu Finansowego a za sporządzenie wniosku o płatność pracownik Referatu Inwestycji i Rozwoju Lokalnego;

 dowody księgowe należy przechowywać w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 2 lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, tj. do 31.12.2023 roku, osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum będzie pracownik Referatu Finansowego;

pozostałą dokumentację związaną z realizacją projektu należy przechowywać w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 2 lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, tj. do 31.12.2023 roku, osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum będzie pracownik Referatu Inwestycji i Rozwoju Lokalnego;

zakupione dobra ze środków finansowych z projektu będą podlegać ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz okresowej inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;

do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu będą miały zastosowanie zasady określone w rozdziale 9 zarządzenia Nr 199/2015 Wójta Gminy Ostróda z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Ostróda.