Zarządzenie Nr 13/2010

Wójta Gminy Ostróda

z dnia 13 stycznia 2010r.

w sprawie: powołania Komisji do dokonania przeglądu dokumentów zawierających informacje niejawne.

      Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

      § 1. W celu wybrakowania kwalifikujących się do zniszczenia oraz aktualizacji nadanych klauzuli tajności powołuję Komisję do dokonania przeglądu dokumentów związanych z informacją niejawną, zwaną dalej „ Komisją” w składzie:

   1) Przewodniczący - P. Maria Kubaszczyk - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych;

   2) członek - P. Andrzej Pęziński - Sekretarz Gminy Ostróda;

   3) członek - P. Władysław Jankiewicz - Kierownik Kancelarii Tajnej.

      § 2. Komisja dokona przeglądu dokumentów niejawnych - znajdujących się w kancelarii tajnej Urzędu - zarówno otrzymanych jak też wykonanych w urzędzie i w efekcie tego przeglądu ustali, które dokumenty niejawne z wytworzonych w urzędzie:

   1) do dnia 10 maja 1990 roku - kwalifikują się do:

   a) do przekazania, zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania z pominięciem dokonywania zmiany klauzuli,

   b) do dokonania zmiany klauzuli na klauzulę niższą - odpowiadającą obowiązującym w urzędzie wykazom rodzajów informacji stanowiących tajemnicę służbową - z jednoczesnym ich wyłączeniem ze zniszczenia, jeżeli wymagany okres przechowywania tych dokumentów jeszcze nie upłynął.

   2) od dnia 10 maja 1990 roku kwalifikują się do:

   a) do zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania bez potrzeby dokonywania zmiany klauzuli,

   b) do dokonania zmiany klauzuli - na klauzulę niższą zgodną z wykazem rodzajów informacji niejawnych obowiązującym w urzędzie - z jednoczesnym wyłączeniem tych dokumentów ze zniszczenia,

   c) do zachowania posiadanej klauzuli.

      § 3. Komisja sporządzi spis dokumentów niejawnych zakwalifikowanych do przekazania lub zniszczenia.

      § 4.1. Komisja sporządzi protokół obejmujący dokumenty wyłączone z brakowania - wobec których zasadne jest dokonanie zmiany klauzuli.

      2. Protokół winien uwzględniać:

   1) numer dokumentu i jego numer ewidencyjny,

   2) dotychczasową klauzulę,

   3) klauzulę poprawną,

   4) podstawę zmiany klauzuli.

      § 5.1. Dokumenty, w odniesieniu do których zmieniono klauzulę, a więc te, które stały się dokumentami jawnymi, ale nie kwalifikującymi się do brakowania( zniszczenia): komisja skompletuje w jednej teczce akt ( przy większej ilości dokumentów - ilość teczek może być większa).

      2. Komisja dokona stosownych adnotacji odnośnie zmiany numerów akt - w rubryce 3 dziennika korespondencyjnego - w odniesieniu do dokumentów, które wyłączono ze zniszczenia.

      § 6. Dokumenty, w odniesieniu do których klauzula nie została zmieniona, ani też zniesiona komisja zgromadzi w teczkach akt, które mogą obejmować dokumenty za okresy dłuższe, a więc wieloletnie.

      § 7. Dokumenty poufne, wobec których wymagany okres ochrony jeszcze nie upłynął podlegają przechowywaniu i zabezpieczeniu w kancelarii tajnej.

      § 8. Komisja opracuje protokół z realizacji zadań związanych z przeglądem, zmianą klauzuli oraz zakwalifikowaniem dokumentów do przekazania, brakowania(zniszczenia).

      § 9. Przewodniczący komisji opracowuje wniosek do Archiwum Państwowego o uzyskanie zezwolenia na wybrakowanie akt zakwalifikowanych do zniszczenia, zawierający:

   1) 1 egzemplarz protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej;

   2) spis akt zakwalifikowanych do zniszczenia.

      § 10. Po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego komisja;

   1) dokona zmiany klauzuli tajności na dokumentach i w dziennikach,

   2) dokona fizycznego zniszczenia dokumentów,

   3) sporządzi protokół stwierdzający fakt zniszczenia dokumentów.

      § 11. Dokumenty dotyczące przeglądu, przekwalifikowania, przekazania i brakowania dokumentów, łącznie z zezwoleniem Archiwum Państwowego i protokółem fizycznego zniszczenia dokumentów należy przechowywać w wydzielonej teczce akt.

      § 12. Przeglądu i kwalifikacji dokumentów komisja dokona w terminie do dnia 15.03.2010r.

      § 13. Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

      § 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Ostróda

Gustaw Marek Brzezin