Zarządzenie nr 9/06

Wójta gminy Ostróda

z dnia 30.01.2006r.

Zmieniające zarządzenie Nr 19/05 Wójta Gminy Ostróda z dnia 21.03.2005r w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy Ostróda oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych. Zmieniające zarządzenie Nr 27/05 Wójta Gminy Ostróda z dnia 19.04.2005r. w sprawie ustalenia procedur wykonania kontroli finansowej.

      1) Na podstawie art.10 ust.2 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz.694 ze zmianami)

      2) Na podstawie art. 350 ust 3 i art. 127 ustawy z dnia 26. XI. 1998r. o finansach publicznych (Dz U. Nr 15 z 2003, poz 148 ze zmianami) zarządza się co następuje:

      § 1.1. W załączniku do zarządzenia Nr. 19/05 Wójta Gminy Ostróda z dnia 21.03.2005r. w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki w Urzędzie Gminy w Ostródzie oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych wprowadza się następujące zmiany:

      1) w części I “Zasady Zakładowego Planu Kont”

   a) w ustępie 2 - “Ustala się następujący zakładowy plan kont syntetycznych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych”,

   - po koncie 014 - “zbiory biblioteczne” dodaje się konto 021 w brzmieniu “021 - wartości niematerialne i prawne umarzane stopniowo”,

   - skreśla się konto 020 w brzmieniu “020 - wartości niematerialne i prawne”,

   - po koncie 140 - “ krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” skreśla się konto: 141- “Środki pieniężne w drodze - pobrane czekiem gotówkowym”; konto” 142 - Środki pieniężne w drodze przyjęte i odprowadzone z kasy”; konto “143,

   - Środki pieniężne z tytułu sprzedaży znaków skarbowych”,

   - po koncie 229 - “Pozostałe rozrachunki publiczno - prawne” skreśla się konto “230 - Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne”,

   - konto 231- otrzymuje brzmienie “231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

   - po koncie “231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” skreśla się konto “232 - Rozrachunki z tytułu składek na fundusz pracy”; konto “233 - Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne naliczane od ubezpieczonego”,

   - po koncie “234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami” skreśla się konto “235 - Rozrachunki z tytułu pożyczek mieszkaniowych”; konto “236 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych”,

   - po koncie “240 - Pozostałe rozrachunki” skreśla się konto “241 - Pozostałe potracenia od wynagrodzeń bezosobowych”; konto “243 - Rozrachunki z tytułu sprzedaży znaków skarbowych”,

      b) w ustępie 4 - “Określa się zasady funkcjonowania i opis wprowadzonych dodatkowo kont syntetycznych pod nazwą”:

skreśla się opis kont:

   - “022 - Wartości niematerialne i prawne umarza jednorazowo w pełnej wartości”,

   - “141 - Środki pieniężne w drodze pobrane czekiem gotówkowym”,

   - “142 - Środki pieniężne w drodze przyjęte i odprowadzone z kasy”,

   - “143 - Środki pieniężne z tytułu sprzedaży znaków skarbowych”,

   - “230 - Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne”,

   - “232 - Rozrachunki z tytułu składek na fundusz pracy”,

   - “233 - Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne naliczane od ubezpieczonego”,

   - “235 - Rozrachunki z tytułu pożyczek mieszkaniowych”,

   - “236 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych”,

   - “241 - Pozostałe potracenia od wynagrodzeń ”,

   - “243 - Rozrachunki z tytułu sprzedaży znaków skarbowych”

      c) w ustępie 9,” ustala się zasady ewidencji szczegółowej - analitycznej, oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych na komputerowych nośnikach, określa się ich strukturę oraz wzajemne ich powiązanie z kontami syntetycznymi dotyczących kont syntetycznych jednostek budżetowych, gospodarek pomocniczych jednostek budżetowych, skreśla się niżej wymienione konta wraz z opisem”:

   “020 - Wartości niematerialne i prawne”;

   “141 - Środki pieniężne w drodze - pobrane czekiem gotówkowym”;

   “142 - Środki pieniężne w drodze przyjęte i odprowadzone z kasy”;

   “143 - Środki pieniężne z tytułu sprzedaży znaków skarbowych”;

   “230 - Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne”;

   “232 - Rozrachunki z tytułu składek na fundusz pracy”;

   “233 - Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne naliczane od ubezpieczonego”

   “235 -Rozrachunki z tytułu pożyczek mieszkaniowych”

   “236 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych”

   “241 - Pozostałe potracenia od wynagrodzeń ”

   “243 - Rozrachunki z tytułu sprzedaży znaków skarbowych”

      2) w części II - zasady organizacji i prowadzenia rachunkowości dotyczących ”Zasad ogólnych” do punktu 15 - dodając punkt 16 w brzmieniu:

“Rachunkowość jednostek organizacyjnych oświaty”, objętych wykazem jak niżej

winna być prowadzona w siedzibie Urzędu Gminy przy użyciu komputera. Do ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych tych jednostek stosuje się Plan kont i jego zasady ustalone dla jednostek tj. Urzędu Gminy. Program systemu komputerowego ewidencjonującego zadania pozwala na wyodrębnienie oddzielnych ksiąg rachunkowych z podziałem na poszczególne jednostki, w związku z czym nie ustala się odrębnego planu kont dla jednostek organizacyjnych oświaty. Do obsługi bankowej jednostek oświatowych wyodrębnia się pomocnicze konto bankowe (subkonto) oraz tworzy się oddzielny zbiór dowodów księgowych.

      § 2. W załączniku do zarządzenia Nr 27/05 Wójta Gminy Ostróda z dnia 19.04.2005r. w sprawie ustalenia procedur wykonywania kontroli finansowej wprowadza się następujące zmiany:

po części V - Procedury kontroli finansowej dotyczącej przeprowadzenia kontroli w jednostkach podporządkowanych wprowadza się część VI - Procedury udzielania zamówień publicznych.

      1. Udzielanie zamówień publicznych na dostawy, wykonanie usług i robót budowlanych jest dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w planach finansowych oraz z zachowaniem następujących zasad:

   1) celowości i oszczędności z zapewnieniem najlepszych efektów z danych nakładów przewidywanych w przepisach ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych,

   2) terminowości realizacji zadań publicznych,

   3) wyboru najkorzystniejszej oferty z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

      2. Decyzja o uruchomieniu właściwej procedury w celu udzielenia bądź zawarcia umowy na dostawy, roboty i usługi należy do Wójta Gminy. Wójt Gminy podejmuje decyzje o której mowa jak wyżej na podstawie wniosku opracowanego przez pracownika merytorycznego przy współudziale Sekretarza Gminy.

      3. Pracownik merytoryczny jest zobowiązany prowadzić w formie pisemnej kompletną dokumentację związaną z postępowaniem o zamówieniach publicznych.

      4. Wniosek o dokonanie zamówienia na dostawy, usługi lub roboty winien być sporządzony w formie pisemnej i zawierać:

   1) wyszczególnienie niezbędnych zamówień i dostaw, usług lub robót (przedmiot zamówienia).

   2) dane niezbędne do ustalenia właściwej procedury dokonania zamówienia, a w szczególności przewidywany koszt.

   3) propozycje zastosowania trybu postępowania wraz z uzasadnieniem, przewidzianym w ustawie o zamówieniach publicznych.

   4) przewidywany termin realizacji zamówienia, z uwzględnieniem wymogów wynikających z trybu postępowania.

      5. Wniosek na dostawy, usługi lub roboty ciągłe powinien obejmować potrzeby i koszty ponoszone w danym roku budżetowym. Jeżeli wniosek dotyczy zamówienia inwestycyjnego lub remontowego, którego realizacja nastąpi etapami, powinien obejmować zakres robót i koszty niezbędne do wykonania całego zadania oraz harmonogram rzeczowy i finansowy realizacji inwestycji.

      6. Zaakceptowany przez Wójta wniosek jest podstawą do określenia przedmiotów i warunków zamówienia.

      7. Przedmiot zamówienia winien być określony za pomocą obiektywnych cech technicznych, jakościowych, a w przypadku robót budowlanych za pomocą dokumentacji projektowej i kosztorysowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót.

      8. Wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości do 60.000 euro dokonuje Wójt .

Dokumentacja z przeprowadzanego postępowania podlega zatwierdzeniu przez Wójta.

      9. Wybór najkorzystniejszej oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza 60.000 euro może nastąpić wyłącznie komisyjnie.

   1) komisję dokonującą oceny i wyboru złożonych ofert powołuje Wójta.

   2) zasady pracy komisji przetargowej reguluje odrębne zarządzenie Wójta Gminy Ostróda.

   3) dokumentacja z przeprowadzanego postępowania podlega zatwierdzeniu przez Wójta.

   4) integralną część dokumentacji stanowi protokół komisji przetargowej.

      10. Projekt umowy przygotowany przez pracownika merytorycznego winien być zaopiniowany przez radcę prawnego pod względem formalno-prawnym.

      11. Ostateczną decyzję o zawarciu umowy podejmuje Wójt.

      12. W przygotowanych projektach umów o wykonanie zamówienia publicznego należy przestrzegać zasad dotyczących warunków płatności, a w szczególności:

      1) wystawienie faktury, rachunku przez wykonawcę (zgodnej z wymogami ustawy o rachunkowości) nie może nastąpić wcześniej niż po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia przez zamawiającego.

      2) płatność wystawionej faktury nie może nastąpić wcześniej niż w ciągu 14 dni od daty otrzymania faktury przez jednostkę.

      3) projekt umowy powinien zabezpieczyć w pełni interesy zamawiającego, zwłaszcza w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez zastrzeżenie prawa kar umownych.

      13. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zamówień publicznych zgodnie z Zarządzeniem Nr 14/04 Wójta Gminy Ostróda z dnia 03 marca 2004r. w sprawie wykonania ustawy Prawo zamówień publicznych, oraz do zamieszczenia adnotacji o sposobie wyboru dostawy, wykonawcy na dowodach księgowych tj. zamówieniach, zleceniach, fakturach, rachunkach - fakt ten potwierdza własnoręcznie złożonym podpisem.