Zarządzenie Nr 114 /2014

Wójta Gminy Ostróda

z dnia 12 września 2014r.

 

zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej
w Urzędzie Gminy w Ostródzie.

 

     Na podstawie art. 10 ust. 2 Ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz. 330 z póz. zm.) Wójt Gminy Ostróda zarządza co następuje:

 

     § 1. W załączniku do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy z dnia 26 października 2010r., w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie, w części VII – zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów dofinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, po załączniku nr 15 dodaje się załączniki Nr 16,17 i 18 w brzmieniu:

 

     I. Załącznik nr 16.

 

„Załącznik Nr 16 do części VII- Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych do załącznika do zarządzenia Wójta Gminy Ostróda nr 125/10 z dnia 26 października 2010r. w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie”.

 

Szczegółowe zasady ewidencji środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013, poddziałanie „ Bezpieczeństwo ekologiczne” na realizację projektu pn.:

 

Projekt pn.„Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego Gminy Ostróda przez zakup średniego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP w Pietrzwałdzie.”

 

     1. Do realizacji tego projektu przyjmuje się ogólne zasady gospodarki finansowanej

określonej zarządzeniem nr 125/10 Wójta gminy Ostróda z dnia 26 października 2010r., oraz szczegółowo określone w niniejszym załączniku.

 

     2. Okres realizacji projektu zawarty jest w umowie o dofinansowanie projektu w formie dotacji.

 

     3. Projekt zakwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:

 

  - działu 754 – Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa;

 

  - rozdziału 75412 – Ochotnicze straże pożarne.

 

     4. Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektu jest Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej.

 

     5. Podstawą dokonywania wydatków na realizację projektu jest przyjęcie zadania w budżecie gminy na rok 2014.

 

     6. Płatności winny być dokonywane w formie bezgotówkowej za pomocą systemu elektronicznego. Potwierdzeniem dokonania przelewu (zapłaty) jest wtórnik zlecenia i wyciąg bankowy.

 

     7. Do realizacji projektu wyodrębnia się oddzielne stanowisko rachunkowe oraz wydziela się odrębny zbiór dowodów księgowych, które są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy Ostróda.

 

     8. Dowody księgowe dotyczące realizacji projektu winny być prawidłowo opisane tak, aby był uwidoczniony związek z projektem. Opis dokumentu księgowego winien zawierać co najmniej:

 

  a. nazwę projektu,

  b.adnotację, że projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

  c. informację o poprawności merytorycznej,

  d. informację o poprawności formalno-rachunkowej,

  e. informację o zgodności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych,

  f. wysokość wydatku kwalifikowanego.

 

     9. Ewidencja księgowa projektu winna być prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej do projektu stosuje się czwartą cyfrę „7” i „9.”

 

     10. Osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną jest Kierownik Referatu Gospodarka Komunalna .

 

     11. Pracownik Referatu Finansowego Urzędu Gminy potwierdza zgodność formalno-rachunkową dokumentu księgowego.

 

     12. Każdy dokument finansowy winien być zadekretowany i podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy.

 

     13. Pracownicy Referatu Gospodarki Komunalnej potwierdzają poniesiony wydatek, zestawiają dokumenty w oparciu o dowody księgowe i w ścisłym uzgodnieniu z pracownikiem Referatu Finansowego odpowiedzialnego za prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i składają wniosek
o płatność.

 

     14. Dowody księgowe winne być przechowywane w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy do dnia 31 grudnia 2020r. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Finansowego.

 

     15. Pozostała dokumentacja związana z realizacją projektu winna być przechowywana
w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy do dnia 31 grudnia 2020r. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Gospodarki Komunalnej.

 

     16. Zakupione dobra ze środków finansowych projektów podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz podlegają okresowej inwentaryzacji według zasad określonych zarządzeniem Wójta Gminy.

 

     17. Do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu stosuje się zasady określone w dziale VII załącznika do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia
26 października 2010r.

 

     II. Załącznik nr 17.

 

Załącznik Nr 17 do części VII- Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych do załącznika do zarządzenia Wójta Gminy Ostróda nr 125/10 z dnia 26 października 2010r. w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie”.

 

Szczegółowe zasady ewidencji środków z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, w ramach działania „Wdrożenie lokalnych strategii rozwoju” objętego PROW na lata 2007-2013 w zakresie małych projektów, na realizację projektu pn.:

PROJEKT pn.„Rajd Rowerowy Dylewska Góra – „ Nie tylko na dwóch kółkach”.

 

     1. Do realizacji tego projektu przyjmuje się ogólne zasady gospodarki finansowanej określonej zarządzeniem nr 125/10 Wójta gminy Ostróda z dnia 26 października 2010r. oraz szczegółowo określone w niniejszym załączniku.

 

     2. Okres realizacji projektu zawarty jest w umowie o dofinansowanie projektu w formie dotacji.

 

     3. Projekt zakwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:

 

  - działu 750 – Administracja publiczna

 

  - rozdziału 75075 – Promocja jednostek samorządu terytorialnego .

 

     4. Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektu jest Kierownik Referatu Oświaty Kultury i Sportu oraz pracownik d/s promocji gminy.

 

     5. Podstawą dokonywania wydatków na realizację projektu jest przyjęcie zadania w budżecie gminy na rok 2014 oraz oddzielnego planu finansowego utworzonego do realizacji tego projektu.

 

     6. Do realizacji projektu nie wyodrębnia się oddzielnego konta bankowego oraz oddzielnego stanowiska rachunkowego.

 

     7. Do realizacji projektu wyodrębnia się odrębny zbiór dowodów księgowych, które podlegają wtórnej, ręcznej ewidencji analitycznej na karcie wydatków.

 

     8. Dowody księgowe dotyczące realizacji projektu winny być prawidłowo opisane tak, aby był uwidoczniony związek z projektem określony umową o przyznanej pomocy.

 

     9. Dokumenty księgowe winny zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej i być w zgodzie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

 

     10. Osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną jest Kierownik Referatu Oświaty Kultury i Sportu.

 

     11. Pracownik Referatu Finansowego Urzędu Gminy potwierdza zgodność formalno-rachunkową dokumentu księgowego.

 

     12. Każdy dokument finansowy winien być zadekretowany i podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy.

 

     13. Pracownik d/s promocji potwierdza poniesiony wydatek, zestawia dokumenty w oparciu
o dowody księgowe i w ścisłym uzgodnieniu z pracownikiem Referatu Finansowego odpowiedzialnego za prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i składają wniosek o płatność.

 

     14. Dowody księgowe winne być przechowywane w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 5 lat od dnia przyznania pomocy. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Finansowego.

 

     15. Pozostała dokumentacja związana z realizacją projektu winna być przechowywana
w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 5 lat od dnia przyznania pomocy. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik d/s promocji

 

     16. Zakupione dobra ze środków finansowych projektów podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz podlegają okresowej inwentaryzacji według zasad określonych zarządzeniem Wójta Gminy.

 

     17. Do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu stosuje się zasady określone w dziale VII załącznika do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia
26 października 2010r.

 

     II. Załącznik nr 18.

 

Załącznik Nr 18 do części VII- Zasady ewidencjonowania dochodów i finansowania wydatków na realizację projektów, programów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych do załącznika do zarządzenia Wójta Gminy Ostróda nr 125/10 z dnia 26 października 2010r. w sprawie ustalenia wewnętrznych zasad gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Ostródzie”.

 

Szczegółowe zasady ewidencji środków z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, w ramach działania „Wdrożenie lokalnych strategii rozwoju” objętego PROW na lata 2007-2013 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” na realizację projektu pn.: PROJEKT pn.„Remont dachu na budynku szkoły w m. Idzbark”.

 

     1. Do realizacji tego projektu przyjmuje się ogólne zasady gospodarki finansowanej określonej zarządzeniem nr 125/10 Wójta gminy Ostróda z dnia 26 października 2010r., oraz szczegółowo określone w niniejszym załączniku.

 

     2. Okres realizacji projektu zawarty jest w umowie o dofinansowanie projektu w formie dotacji.

 

     3. Projekt zakwalifikowano zgodnie z klasyfikacją budżetową do:

 

  - działu 801 – Oświata i wychowanie

 

  - rozdziału 80101 – Szkoły podstawowe .

 

     4. Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i realizację projektu jest Kierownik Referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego.

 

     5. Podstawą dokonywania wydatków na realizację projektu jest przyjęcie zadania w budżecie gminy na rok 2014.

 

     6. Do realizacji projektu nie wyodrębnia się oddzielnego konta bankowego oraz oddzielnego stanowiska rachunkowego.

 

     7. Do realizacji projektu wyodrębnia się odrębny zbiór dowodów księgowych, które podlegają wtórnej, ręcznej ewidencji analitycznej na karcie wydatków.

 

     8. Dowody księgowe dotyczące realizacji projektu winny być prawidłowo opisane tak, aby był uwidoczniony związek z projektem określony umową o przyznanej pomocy.

 

     9. Dokumenty księgowe winny zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej i być w zgodzie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

 

     10. Osobą odpowiedzialną za prawidłowy opis dowodów księgowych i ich kontrolę merytoryczną jest Kierownik Referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego.

 

     11. Pracownik Referatu Finansowego Urzędu Gminy potwierdza zgodność formalno-rachunkową dokumentu księgowego.

 

     12. Każdy dokument finansowy winien być zadekretowany i podpisany przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika i zatwierdzony do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy według przyjętego szablonu stosowanego w Urzędzie Gminy.

 

     13. Pracownik referatu Inwestycyjnego i Rozwoju Lokalnego potwierdza poniesiony wydatek, zestawia dokumenty w oparciu o dowody księgowe i w ścisłym uzgodnieniu z pracownikiem Referatu Finansowego odpowiedzialnego za prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i składają wniosek
o płatność.

 

     14. Dowody księgowe winne być przechowywane w odrębnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 5 lat od dnia przyznania pomocy. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Finansowego.

 

     15. Pozostała dokumentacja związana z realizacją projektu winna być przechowywana
w oddzielnym zbiorze w archiwum Urzędu Gminy przez okres 5 lat od dnia przyznania pomocy. Osobą odpowiedzialną za przekazanie dokumentów do archiwum jest pracownik Referatu Inwestycyjnego
i Rozwoju Lokalnego.

 

     16. Zakupione dobra ze środków finansowych projektów podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej prowadzonej przez Urząd Gminy oraz podlegają okresowej inwentaryzacji według zasad określonych zarządzeniem Wójta Gminy.

 

     17. Do obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji projektu stosuje się zasady określone w dziale VII załącznika do zarządzenia Nr 125/10 Wójta Gminy Ostróda z dnia
26 października 2010r.

 

     § 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Wójt Gminy Ostróda

Bogusław Fijas

 

Data przekazania do publikacji: 24.09.2014r.

Osoba przekazująca: Alicja Karłowicz