Title: Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym
Author: Romanowska
Last saved by: biedronki
Company: Urząd Gminy Ostróda

Załącznik Nr 4  Programu Współpracy

Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym i podmiotom

1.	Istnieją dwa podstawowe tryby zlecania zadań dla organizacji:
a.	wspierania projektów organizacji pozarządowych i podmiotom;
b.	powierzanie zadań własnych gminy organizacjom pozarządowym i podmiotom.

2.	Powierzenie zadania wymaga uprzedniego wystandaryzowania zadania. 
Standaryzacja zadania polega na określeniu nw. zagadnień:
•	przedmiot powierzenia
•	odbiorcy/klienci
•	miejsce realizacji zadania
•	czas realizacji zadania
•	specyfikacja czynności
•	określenie jakości zadania
•	sposób i kryteria oceny realizacji zadania
Zespół, którego zadaniem będzie opracowanie standardu zadania, powinien składać się 
z ekspertów z danej dziedziny powołanych spośród jednostek samorządu i organizacji pozarządowych lub podmiotów.

3.	W celu wyłonienia ofert organizacji pozarządowych i podmiotów w zakresie dofinansowania jak i powierzania zadań określonych w Priorytetach Rocznych Współpracy, ogłaszany jest otwarty konkurs ofert z co najmniej trzydziestodniowym wyprzedzeniem.

4.	Organizacje pozarządowe lub podmioty mogą z własnej inicjatywy złożyć ofertę realizacji przez siebie zadań publicznych, realizowanych dotychczas w inny sposób, w tym przez organy administracji publicznej. W takiej sytuacji samorząd w ciągu dwóch miesięcy rozpatruje ofertę i informuje o podjętej decyzji. W sytuacji, gdy samorząd dostrzega zasadność oferty ogłasza otwarty konkurs na realizację zadania.

5.	Oferty mogą składać wyłącznie organizacje pozarządowe i podmioty prowadzące działalność w sferze pożytku publicznego na terenie gminy, które zaspokajają ważne potrzeby jego mieszkańców (bez względu na siedzibę organizacji). 

6.	W pierwszej kolejności realizacji podlegać będą zadania priorytetowe zamieszczone 
w rocznym programie. 

7.	Podstawowy konkurs ofert ogłaszany jest każdego roku po przyjęciu przez radę projektu budżetu. Oferty będą przyjmowane w biurze Pełnomocnika w ciągu miesiąca od dnia ogłoszenia. 
Wzór oferty stanowi załącznik nr 9 Programu Współpracy.

8.	Warunkiem rozpatrywania oferty jest przedstawienie jej zgodnie z obowiązującym formularzem. Wraz z ofertą organizacja zobowiązana jest złożyć:
•	obowiązujący statut organizacji podpisany przez osoby reprezentujące organizację,
•	aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, lub innej właściwej ewidencji, potwierdzający status prawny podmiotu i prowadzonej działalności,
•	raport (merytoryczny i finansowy) z działalności w roku poprzednim (nie dotyczy organizacji nowopowstałych),
•	ankietę Bazy Organizacji Pozarządowych (jeżeli nie została wcześniej złożona),
•	dokumenty potwierdzające inne informacje, wymagane zgodnie z ogłoszeniem w otwartym konkursie ofert.
Oferty wadliwe albo niekompletne pozostawia się bez rozpatrzenia.

9.	W miarę potrzeb mogą być ogłaszane w ciągu roku kolejne konkursy ofert.

10.	Wszystkie konkursy ogłaszane będą poprzez zamieszczenie informacji w:
•	dzienniku lokalnym, 
•	Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Ostróda,
•	na stronie internetowej gminy, w linku dotyczącym organizacji pozarządowych,
•	na tablicy ogłoszeń urzędu.

11.	Koszty, które nie będą pokrywane w ramach dotacji:
•	budowa, zakup budynków, zakup gruntów oraz działalność gospodarcza,
•	pokrycie deficytu działalności organizacji, 
•	wsteczne finansowanie projektów,
•	pokrycie kosztów utrzymania biura organizacji (chyba, że stanowi niezbędny element 
w realizacji projektu),
•	działalność polityczną i religijną,
•	przedsięwzięcia, które są dofinansowywane z budżetu miasta lub jego funduszy celowych 
na podstawie przepisów szczególnych,
•	finansowanie profesjonalnego sportu wyczynowego,
•	wydatki inwestycyjne oraz wydatki na zakup sprzętu sportowego i innych środków trwałych. 

Pojęcie środka trwałego definiuje art. 3 ust. 1 pkt. 15 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. 
o rachunkowości (Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późn. zmianami). Nie dotyczy to sprzętu sportowego oraz sprzętu użytkowego niezbędnego do wykonania zadania publicznego
12.	Przy rozpatrywaniu ofert samorząd będzie kierował się między innymi poniższymi kryteriami:
•	zgodnością zadania z priorytetami ogłoszonymi w rocznym programie współpracy,
•	oceną możliwości realizacji zadania przez organizację, 
•	kosztami realizacji zadania, w tym wkładem własnym organizacji – jeśli jest wsparte a nie powierzone (minimum 10 %). Przez wkład własny organizacji rozumiany jest wkład finansowy w realizację zadania lub wkład pozafinansowy.
•	możliwością kontynuacji programu,
•	dotychczasową współpracą z samorządem.
W procesie opiniowania ofert udział bierze Komisja Konkursowa.

13.	Samorząd rozpatrzy ofertę również w sytuacji, gdy została zgłoszona do konkursu jako jedna.

14.	Samorząd każdorazowo ogłasza wyniki konkursów ofert (włącznie z ofertami, które nie otrzymały dofinansowania) na stronie internetowej gminy, a także uzasadnia wybór ofert.

15.	Organizacje, których oferty zostały przyjęte do realizacji, w ciągu 1 miesiąca podpisują umowę na realizację zadania. Umowa zawierana jest na czas realizacji zadania. W przypadku powierzenia zadania, umowa może być zawarta na okres do trzech lat. Samorząd  przekaże niepóźnej niż w ciągu 2 tygodni od podpisania umowy na realizację zadania środki finansowe, chyba że warunki umowy stanowić będą inaczej. Ponadto organizacje, których oferty zostały przyjęte do realizacji, przed podpisaniem umowy, przedkładają harmonogram realizacji zadania, który jest załącznikiem do umowy na realizację zadania. 
Wzór umowy stanowi załącznik nr 10 do Programu Współpracy .

16.	Samorząd może dokonać kontroli realizacji zadania. Jeżeli w trakcie kontroli stwierdzone zostanie wykorzystanie dotacji niezgodne z przeznaczeniem, nieterminowe lub nienależyte wykonywanie umowy będzie to skutkować wstrzymaniem dotacji, rozwiązaniem umowy, żądaniem zwrotu przekazanych i niewłaściwie wykorzystanych środków w wysokości proporcjonalnej do zakresu niewykonania umowy. 
W przypadku wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem organizacja nie będzie mogła uzyskać dotacji z budżetu gminy przez trzy kolejne lata.
W sytuacjach budzących wątpliwości wójt przed wydaniem ostatecznej decyzji może zasięgnąć opinii Komisji Konkursowej. 

17.	Umowa może być rozwiązana przez organizację realizującą zadanie ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli samorząd – pomimo wezwań - nie wywiązuje się ze zobowiązania przekazania określonych w umowie środków. Rozwiązanie umowy przez organizację nie zwalnia samorządu od wypłaty należności za wykonane przez organizację zadania do momentu rozwiązania umowy. Podstawą do pokrycia przez samorząd wydatków powstałych przed dniem rozwiązania umowy będą udokumentowane koszty dotyczące realizacji zadania. 

18.	Organizacja, w terminie do 30 dni po zakończeniu realizacji zadania, przedkłada 
do merytorycznego referatu sprawozdanie z realizacji zadania. 
Zasady zwrotu dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych niezależnie lub w nadmiernej wysokości reguluje art. 93 i 93a ustawy o finansach publicznych 
(Dz U. 2003 r., Nr 15 poz. 148 z późniejszymi zmianami). Organizacji przysługuje odwołanie od decyzji dotyczącej zwrotu dotacji do właściwego miejscowo samorządowego kolegium odwoławczego.
Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 11 do Programu Współpracy.

19.	W sytuacji, gdy samorząd stwierdzi, iż dane zadania można zrealizować efektywniej w inny sposób niż przez powierzenie organizacji pozarządowej lub podmiotowi, może pominąć tryb konkursowy. W tej sytuacji ogłasza przetarg na realizację zadania na podstawie ustawy 
o zamówieniach publicznych. Decyzja w tej sprawie wymaga zaopiniowania przez Komisję Konkursową.